2022-07-05
ปัญหาหนึ่งที่พบได้ในแวดวง Start Up ก็คือการเริ่มต้นธุรกิจด้วยความมั่นใจเต็มร้อยว่ามีศักยภาพทางการตลาด การขาย และการบริหารอย่างสมบูรณ์แบบ แต่กลับตกม้าตายในเรื่องของระบบบัญชีเอาดื้อ ๆ ทำให้ธุรกิจต้องชะงักงันไปอย่างน่าเสียดาย ฉะนั้นถ้ายังไม่เชี่ยวชาญในเวทีนี้ ลองใช้วิธีการทำบัญชีแบบพื้นฐานเพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยไว้ก่อน
ว่ากันตามสูตรสามัญขั้นพื้นฐานเลย การทำบัญชีก็คือการบันทึกรายรับและรายจ่าย ส่วนต่างของสองรายการนี้ก็คือกำไร นี่คือความรู้เกี่ยวกับระบบบัญชีเบื้องต้นที่ง่ายที่สุด และถ้าคุณเริ่มต้นธุรกิจด้วยการเป็นเจ้าของคนเดียว ก็ให้ใช้วิธีจัดการกับรายรับที่เข้ามาและรายจ่ายที่ออกไปด้วยการจดบันทึก จัดทำเป็นเอกสารแบบฟอร์มสำหรับแต่ละรายการ และจัดเก็บเรียงลำดับตามวัน-เวลา อาศัยหลักการง่าย ๆ คือรับและจ่ายเมื่อใด ก็บันทึกรายการไว้เมื่อนั้น ซึ่งเป็นวิธีเบสิกที่สุดที่ช่วยให้รู้ Cashflow ของกิจการทั้งหมด แค่นี้ก็วางแผนกิจการต่อได้แล้ว
ส่วนธุรกิจ SME ที่ขยับขยายกิจการขึ้นมาหน่อย แต่โครงสร้างธุรกิจยังไม่ซับซ้อนมากนัก อาจว่าจ้างนักบัญชีเข้ามาทำงานสัก 1 คน โดยที่เจ้าของกิจการควรจะต้องทำความเข้าใจและเรียนรู้เรื่องระบบบัญชีควบคู่กับนักบัญชีไว้ด้วยเสมอ เพื่อจะได้ติดตามการทำงานของเขาได้ และลงรายละเอียดไปพร้อมกัน อย่าลืมว่ากิจการเป็นของเรา อย่าเพิ่งรีบฝากความหวังทั้งหมดไว้ที่นักบัญชีเพียงคนเดียว ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับระบบบัญชีที่เจ้าของกิจการต้องรู้ก็คือ บันทึกกิจกรรมในการดำเนินงานต่าง ๆ ของธุรกิจ, ข้อมูลจากเอกสารทางบัญชี ซึ่งได้แก่ สมุดบัญชีรายวัน และสมุดบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ, รายงานทางบัญชีเพื่อตรวจสอบและยืนยันตัวเลข นอกจากนี้ยังมีสิ่งสำคัญที่นักธุรกิจมือใหม่มักมองข้ามก็คือ ศัพท์บัญชีต่าง ๆ ซึ่งถ้าไม่รู้หรือรู้ไม่หมด อาจตกหล่นรายการสำคัญ อันจะนำไปสู่สถานการณ์เงินหายได้
ระบบบัญชีเบื้องต้นจะง่ายขึ้นถ้าเลือกใช้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูป ซึ่งในปัจจุบันมีโปรแกรมสำหรับ SMEให้เลือกมากมายโดยไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณในการติดตั้งระบบสูงมากนัก แต่จะเลือกโปรแกรมบัญชีแบบไหนนั้นก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ เจ้าของกิจการอาจใช้วิธีติดต่อกับนักพัฒนาซอฟท์แวร์ที่มีโปรแกรมให้ทดลองใช้ได้ก่อน ถ้าธุรกิจไม่ซับซ้อนก็ควรเน้นระบบที่ใช้งานง่าย อย่างไรก็ตาม การเลือกโปรแกรมต้องอาศัยความรู้เบื้องต้นในเรื่องระบบบัญชีเช่นเดียวกัน เจ้าของกิจการอาจหารือกับนักบัญชีเพื่อช่วยพิจารณาข้อดีข้อเสียของแต่ละโปรแกรมก่อนตัดสินใจ
เมื่อใดก็ตามที่กิจการขยายตัวขึ้น โครงสร้างธุรกิจและโครงสร้างด้านการเงินก็จะเริ่มซับซ้อนมากขึ้น ถึงเวลานั้นจะต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบบัญชีใหม่จากระบบเบสิกไปเป็นซอฟท์แวร์ขั้น Advance ขณะเดียวกันเจ้าของกิจการก็น่าจะมีประสบการณ์ในด้านบัญชีมากขึ้น และงานบัญชีคงไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป อย่างไรก็ตาม การเรียนรู้ย่อมไม่มีวันสิ้นสุด ไม่ว่าระบบจะเปลี่ยนไปอย่างไร เจ้าของกิจการที่ชาญฉลาดย่อมต้องรู้เท่าทันทุก ๆ ระบบเสมอ แล้วธุรกิจของคุณจะเติบโตอย่างไม่สิ้นสุดเช่นกัน
